Caisses enregistreuses télématiques : nouvelles règles de conduite pendant les jours de fermeture

Une publication de l'Agenzia delle Entrate, sous forme de décision, établit, au 18 janvier 2023, une modification de la procédure que doivent suivre les commerçants pendant les jours de fermeture de leur commerce, pour la communication correcte de la « période d'inactivité » au système « Fatture & corrispettivi ». Voyons en quoi consiste cette nouveauté réglementaire.

Le texte sur les spécifications techniques des caisses enregistreuses télématiques - version V11

En cas d'interruption de l'activité pour fermeture hebdomadaire, fermeture dominicale, congés, fermeture pour événements exceptionnels, activité saisonnière ou tout autre cas d'interruption de la transmission (non causée par des dysfonctionnements techniques de l'appareil), la caisse enregistreuse télématique, lors de la première transmission suivante (c'est-à-dire lors de la dernière transmission utile), élabore et envoie un fichier unique contenant l'ensemble des données (à montant zéro) relatives à la période d'interruption pendant laquelle le commerçant n'a pas effectué l'opération de clôture journalière.

Lorsque l'interruption de l'activité dépasse 12 jours (par exemple en cas de congés prolongés, de fermeture saisonnière, d'inutilisation temporaire, etc.) ou lorsque le commerçant n'est pas en mesure de connaître la durée de la période d'inactivité et de la communiquer à l'avance, la caisse enregistreuse télématique doit permettre de préparer l'envoi d'un événement de type « hors service », code 608 (entreposage / période d'inactivité), pour communiquer au système le début de la période d'inactivité. Dans ce cas, la RT reviendra « en service » lors de la première transmission utile.

On distingue donc trois cas de fermeture du commerce qui nécessitent la communication du « hors service pour inactivité ».

Fermeture du commerce pour une période certainement inférieure à 12 jours

Ce cas concerne par exemple les week-ends, les ponts et les jours fériés. On utilise alors l'automatisme de la « période d'inactivité », dont toutes les caisses enregistreuses télématiques Custom sont équipées, et qui démarre après 24 heures de non-utilisation de la caisse.

Lorsque le commerçant reprendra son activité, il lui sera obligatoirement demandé d'effectuer une clôture journalière avec la transmission correspondante au système « Fatture & corrispettivi », qui intégrera la communication de la « période d'inactivité ». C'était la procédure utilisée auparavant pour tout type de fermeture du commerce ; dans ce cas, le commerçant n'est donc tenu à aucune démarche préalable.

Fermeture du commerce pour une période certainement supérieure à 12 jours

Ce cas, qui concerne par exemple les congés prolongés, les travaux de rénovation et les activités saisonnières, constitue la nouveauté expressément voulue par l'Agenzia delle Entrate avec les spécifications techniques V11 ; il sert en fait à savoir à l'avance si un commerce est réellement fermé ou s'il ne transmet pas en raison d'autres problèmes.

En cas de fermeture certainement supérieure à 12 jours, le commerçant doit donc mettre au préalable sa RT « hors service » (code 608 – entreposage / période d'inactivité). Cette procédure peut être effectuée depuis le portail « Fatture & corrispettivi » en se connectant avec les identifiants du commerçant ou de son délégué, ou directement depuis la RT selon des modalités qui varient en fonction du modèle et qui, dans tous les cas, ne nécessitent ni mot de passe ni identifiants d'un laboratoire, cette opération étant classée comme « événement ».

À la réouverture du commerce, il sera de toute façon nécessaire d'envoyer une clôture journalière pour remettre la caisse enregistreuse télématique « en service », mais sur le portail « Fatture & corrispettivi », la notification d'inactivité aura été enregistrée au moment de la fermeture.

Fermeture du commerce pour une période dont on ne sait pas si elle sera inférieure ou supérieure à 12 jours

Ce cas concerne les congés de durée indéterminée, les rénovations ou les petits travaux. Dans cette situation d'incertitude sur la durée de la fermeture du commerce, qui pourrait être supérieure ou inférieure à 12 jours, la conduite à tenir pour protéger pleinement le commerçant est celle indiquée au point précédent pour une « fermeture supérieure à 12 jours ».

Il faut donc mettre au préalable la caisse enregistreuse télématique « hors service » (code 608 – entreposage / période d'inactivité), toutes les indications précédentes restant valables.

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