Telematische Registrierkassen: neue Verhaltensregeln an Schließtagen

Eine Veröffentlichung der Agenzia delle Entrate in Form einer Verfügung legt zum 18. Januar 2023 eine Änderung des Verfahrens fest, das Händler an Schließtagen ihres Geschäfts befolgen müssen, um den „Inaktivitätszeitraum“ korrekt an das System „Fatture & corrispettivi“ zu melden. Wir erläutern, worin diese gesetzliche Neuerung besteht.

Der Text zu den technischen Spezifikationen der telematischen Registrierkassen - Version V11

Bei einer Unterbrechung der Geschäftstätigkeit wegen wöchentlichem Ruhetag, Sonntagsschließung, Urlaub, Schließung aufgrund außergewöhnlicher Ereignisse, Saisonbetrieb oder in jedem anderen Fall einer Übertragungsunterbrechung (die nicht durch technische Störungen des Geräts verursacht wurde) erstellt und sendet die telematische Registrierkasse bei der ersten darauffolgenden Übertragung (bzw. bei der letzten möglichen Übertragung) eine einzige Datei mit sämtlichen Daten (mit Betrag null) für den Unterbrechungszeitraum, in dem der Händler keinen Tagesabschluss durchgeführt hat.

Wenn die Unterbrechung der Geschäftstätigkeit länger als 12 Tage dauert (zum Beispiel bei längerem Urlaub, saisonaler Schließung, vorübergehender Nichtnutzung usw.) oder wenn der Händler die Dauer des Inaktivitätszeitraums nicht kennt und nicht im Voraus melden kann, muss die telematische Registrierkasse die Möglichkeit bieten, ein Ereignis vom Typ „außer Betrieb“, Code 608 (Lager / Inaktivitätszeitraum), zu senden, um dem System den Beginn des Inaktivitätszeitraums mitzuteilen. In diesem Fall wird die RT bei der ersten möglichen Übertragung wieder „in Betrieb“ genommen.

Es gibt daher drei verschiedene Fälle der Schließung eines Geschäfts, bei denen die Meldung „außer Betrieb wegen Inaktivität“ erforderlich ist.

Schließung des Geschäfts für einen Zeitraum von sicher weniger als 12 Tagen

Dieser Fall betrifft zum Beispiel Wochenenden, Brückentage und Feiertage. Hier wird die Automatik des „Inaktivitätszeitraums“ genutzt, über die alle telematischen Registrierkassen von Custom verfügen und die nach 24 Stunden ohne Nutzung der Registrierkasse beginnt.

Wenn der Händler die Geschäftstätigkeit wieder aufnimmt, wird er verpflichtend aufgefordert, einen Tagesabschluss mit entsprechender Übertragung an das System „Fatture & corrispettivi“ durchzuführen, der die Meldung des „Inaktivitätszeitraums“ enthält. Dies war bisher das Verfahren für jede Art von Geschäftsschließung; in diesem Fall muss der Händler also keine vorherigen Schritte unternehmen.

Schließung des Geschäfts für einen Zeitraum von sicher mehr als 12 Tagen

Dieser Fall, der zum Beispiel längeren Urlaub, Renovierungen und Saisonbetriebe betrifft, ist die neue, von der Agenzia delle Entrate mit den technischen Spezifikationen V11 ausdrücklich gewünschte Regelung. Sie dient letztlich dazu, im Voraus zu erkennen, ob ein Geschäft tatsächlich geschlossen ist oder ob es aufgrund anderer Probleme keine Daten überträgt.

Bei einer Schließung von sicher mehr als 12 Tagen muss der Händler seine RT daher im Voraus „außer Betrieb“ setzen (Code 608 – Lager / Inaktivitätszeitraum). Dieses Verfahren kann über das Portal „Fatture & corrispettivi“ mit den Zugangsdaten des Händlers oder einer bevollmächtigten Person durchgeführt werden oder direkt an der RT, je nach Modell auf unterschiedliche Weise. In keinem Fall sind dafür ein Passwort oder die Zugangsdaten eines Servicelabors erforderlich, da dieser Vorgang als „Ereignis“ eingestuft ist.

Bei der Wiedereröffnung des Geschäfts muss zwar ein Tagesabschluss gesendet werden, um die telematische Registrierkasse wieder „in Betrieb“ zu nehmen, die Meldung der Inaktivität an das Portal „Fatture & corrispettivi“ ist jedoch bereits zum Zeitpunkt der Schließung erfolgt.

Schließung des Geschäfts für einen Zeitraum, bei dem unklar ist, ob er kürzer oder länger als 12 Tage sein wird

Dieser Fall betrifft unbestimmten Urlaub, Renovierungen oder kleinere Arbeiten. Bei dieser Ungewissheit über die Dauer der Geschäftsschließung, die länger oder kürzer als 12 Tage sein könnte, ist zum umfassenden Schutz des Händlers das im vorherigen Punkt für eine „Schließung von mehr als 12 Tagen“ beschriebene Verfahren anzuwenden.

Die telematische Registrierkasse muss also im Voraus „außer Betrieb“ gesetzt werden (Code 608 – Lager / Inaktivitätszeitraum), wobei alle vorherigen Hinweise gültig bleiben.

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