Sprechender Kassenbon und Warenbeschreibung auf dem elektronischen Kassenbon

In einem früheren Beitrag haben wir uns mit dem Thema Kassenbon-Lotterie befasst. Entscheidend für den Erfolg der Initiative wird die korrekte Ausstellung des elektronischen Kassenbons sein, der in diesem Fall einem echten sprechenden Kassenbon entspricht. Dieses Konzept entwickelt sich mit der Telematik-Reform zur Pflicht zur Warenbeschreibung weiter. Sehen wir uns an, worin dieser neue Schritt besteht.

Geschichte des sprechenden Kassenbons

Der sogenannte sprechende Kassenbon oder beschreibende Kassenbon wurde in Italien 2007 eingeführt: Es handelt sich vor allem um den Beleg, den Apotheken ausstellen. Dieses Dokument ist viel detaillierter als ein normaler Steuerbeleg, da es zahlreiche Informationen zu den gekauften Produkten sowie die Steuernummer (Codice Fiscale) des Käufers enthält. Seine Hauptfunktion besteht nämlich darin, die Ausgaben in der Einkommensteuererklärung absetzen zu können.

Bei Supermärkten spricht man dagegen von halb sprechenden Kassenbons. Diese werden im Wesentlichen für Gewinnspiele oder ähnliche Aktionen verwendet: Die darin enthaltenen Informationen bezeichnen die gekauften Produkte nicht vollständig und betreffen nicht den Käufer (mit Ausnahme von Daten wie der Nummer der Kundenkarte des Supermarkts).

Die Aufnahme der Warenbeschreibung in den Kassenbon

Die neue Regelung zur telematischen Übermittlung der Tageseinnahmen sieht – anders als die frühere Regelung zum Steuerbeleg – die Aufnahme der Beschreibung der angebotenen Waren oder Dienstleistungen in den Handelsbeleg vor. Seit seiner Entstehung diente der Kassenbon als schnelles System zur Bescheinigung der Höhe des Entgelts. Dank der technologischen Entwicklung wird es nun möglich (und notwendig) sein, viel mehr Informationen in den Handelsbeleg aufzunehmen. Zum Beispiel:

• Firma, Bezeichnung oder Firmenname, Vor- und Nachname des Ausstellers;
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers und Standort des Betriebs;
• Buchhaltungsdaten (zum Beispiel Teilbeträge mit entsprechenden Rabatten oder Korrekturen, etwaige Zwischensummen, etwaige Erstattungen für die Rückgabe verkaufter Waren oder von Pfandverpackungen);
• Datum, Uhrzeit der Ausstellung und fortlaufende Nummer;
• Fiskallogo und Seriennummer des Fiskalgeräts;
• Gesamtbetrag des Entgelts und gezahlter Betrag;
• Art, Beschaffenheit und Menge der Waren und Dienstleistungen, die Gegenstand des Vorgangs sind;
• Datum der Erstzulassung oder der Eintragung in öffentliche Register sowie Anzahl der gefahrenen Kilometer, der Betriebsstunden auf dem Wasser oder der Flugstunden, wenn es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung neuer Verkehrsmittel handelt.

Eine genaue Beschreibung der verkauften Dienstleistungen und Waren wird also unverzichtbar. Wird ein Betrag nicht korrekt dokumentiert, droht eine Sanktion in Höhe von 100 % der Mehrwertsteuer. Neben der Geldstrafe ist zudem eine Nebenstrafe vorgesehen, die in der Aussetzung der Lizenz oder der Genehmigung zur Ausübung der Tätigkeit besteht.

Elektronischer Kassenbon: ein neuer Handelsbeleg

Die Telematik-Reform hat also die Welt der Steuerbelege revolutioniert. Der neue Handelsbeleg wird einen deutlich höheren Informationsgehalt haben als der frühere Kassenbon. Diesen Faktor müssen die Gewerbetreibenden sehr sorgfältig berücksichtigen, um die telematischen Registrierkassen und die einzugebenden Positionen korrekt einzurichten: Letztere dürfen nämlich nicht mehr so allgemein sein wie früher.

Custom nutzt seine langjährige Erfahrung in der Herstellung von Hardwarelösungen für den Kassenplatz auch bei seinem Software-Angebot. 2020 wurde PosA Mobile veröffentlicht, die speziell für Smartphones und kleine Android™-Bildschirme entwickelte Version der Software PosA.

Im Vergleich zur Version für Tablets und POS-PCs erweitert PosA Mobile die Möglichkeiten zur Beschreibung von Waren und Dienstleistungen. So stellt das Ausfüllen des neuen Handelsbelegs mit den damit verbundenen Pflichten kein Problem mehr dar.

Die „dreifache Multiplikation“ (Anzahl der Personen x Anzahl der Nächte x Tarif) ist eigens für die Hotellerie konzipiert, während die Option, sowohl eine elektronische Rechnung als auch einen Kassenbon auszustellen, ideal für die Ho.Re.Ca-Branche im Allgemeinen ist.

Die beschriebene Möglichkeit, lange und detaillierte Beschreibungen einzugeben, kommt schließlich den Bedürfnissen von Inhabern von Kfz-Werkstätten, Autoersatzteilhändlern und einer Vielzahl von Handwerksbetrieben entgegen.

Custom unterstützt den Umstieg auf telematische Kassen! Entdecken Sie alle unsere Lösungen in diesem ausführlichen Beitrag oder wenden Sie sich an den nächstgelegenen Custom-Händler.